Arbeitsklima & WohlbefindenBibliothek
Die Welt der Bibliotheken verändert sich. Neben einer umfangreichen Büchersammlung bieten moderne Bibliotheken auch eine Reihe von Aktivitäten und Veranstaltungsorten an. Sie alle haben die Mission, einen sozialen Mehrwert zu bieten, indem sie zur persönlichen Entwicklung der Bürger beitragen.
Eine dieser Bibliotheken stellte fest, dass die Erweiterung ihres Tätigkeitsbereichs neue Herausforderungen für die Mitarbeiter mit sich brachte. Deshalb arbeitete sie intensiv mit den Mitarbeitern der Geschäftsstelle zusammen, um ihre neue Rolle zu erforschen und besser zu erfüllen. Dass dieser Prozess zur Zufriedenheit aller beitrug, zeigte die jährliche Mitarbeiterbefragung. In dieser Umfrage zeigten die Mitarbeiter der Geschäftsstelle (z.B. Rezeption, Bibliothekare, etc.) eine größere Wertschätzung ihrer Arbeit, als die Backoffice-Mitarbeiter.
Dies weckte den Wunsch, auch im Backoffice mit Kollegen zusammenzuarbeiten. Was verändert sich in ihrer Arbeit? Wie können sie Innovationen angehen und dabei ihre Stärken und Talente voll ausschöpfen?
Vorgehensweise
Die Arbeit Stärken und Talenten anzupassen, nennen wir Job Crafting. Untersuchungen zeigen, dass dies einen positiven Beitrag zu Arbeitszufriedenheit, Engagement und Innovation leistet.
Zusammen mit der Steuerungsgruppe der Bibliothek erstellten wir zunächst ein Grundlagendokument, in dem wir die unterschiedlichen Erwartungen und Perspektiven an dieses Programm festlegten. Sofort wurde deutlich, dass die Arbeit des Backoffice sehr vielfältig ist: sie reicht von Finanzen bis Innovationsmanagement, von Marketing bis hin zu Sekretariatsservices. Deshalb entschieden wir uns, unterschiedliche Prozessschritte pro Team einzurichten.
Jedes Team erhielt ein separates Aufnahmegespräch, auf dessen Basis wir einen maßgeschneiderten Prozess entwickelten. Dieser bestand aus je 3 Meetings und Experimenten am Arbeitsplatz, um so nah wie möglich an den spezifischen Themen des jeweiligen Teams arbeiten zu können. In einigen Teams haben wir zunächst die Talente aller Beteiligten untersucht, um dann zu überlegen, wie diese am Arbeitsplatz besser genutzt werden können. In anderen Fällen begannen wir mit dem, was das Team als eigene Herausforderung betrachtete und machten uns erst anschließend daran, die Talente der Teammitglieder herauszuarbeiten.
Auswirkungen
Jedes Team und jedes Projekt hatten eine eigene Dynamik. Der maßgeschneiderte Ansatz ermöglichte es uns, mit diesen Unterschieden umzugehen. Infolgedessen berichteten die Teilnehmer von einer reibungsloseren Zusammenarbeit innerhalb und zwischen den Teams, einem besseren Verständnis der jeweiligen Position im Arbeitsprozess und einem bewussteren Umgang mit den Talenten des anderen. Auch die positive und wertschätzende Herangehensweise brachte Saiten zum Schwingen. Um die Teams dabei zu unterstützen, dies aufrechtzuerhalten, gaben wir ihnen Methoden an die Hand, mit denen sie ihre eigenen Teammeetings energieeffizient und talentfokussiert gestalten können.